Kiedy pracodawca może odmówić?

Układ świąt Bożego Narodzenia w 2025 r. oraz Nowego Roku w 2026 r. sprzyja tworzeniu długich przerw w pracy przy wykorzystaniu zaledwie kilku dni urlopu. Wielu pracowników już dziś planuje skorzystać z tej okazji, co dla niektórych firm jest ułatwieniem, bo pozwala ograniczyć koszty i dostosować funkcjonowanie do spadku zapotrzebowania.

Jednak w branżach, w których koniec roku oznacza wzmożone obowiązki, taka kumulacja nieobecności stanowi realne wyzwanie. W obawie przed odmową klasycznego urlopu pracownicy czasem sięgają po tzw. urlop na żądanie. Warto więc przypomnieć, jakie są w tym zakresie prawa i obowiązki obu stron. Zgodnie z art. 167² kodeksu pracy pracownik może w każdym roku skorzystać z czterech dni urlopu na żądanie, wskazując dowolny termin. Wniosek powinien zostać zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu – najlepiej przed godziną rozpoczęcia pracy. Pracownicy często mylnie zakładają, że skoro to urlop „na żądanie”, to wystarczy poinformować pracodawcę i nie pojawić się w pracy. Tymczasem uprawnienie do wskazania terminu nie oznacza, że pracownik sam udziela sobie wolnego. Zawsze robi to pracodawca, a brak jego zgody może skutkować uznaniem nieobecności za nieusprawiedliwioną.

Sąd Najwyższy w orzecznictwie podkreślał, że rozpoczęcie urlopu bez zgody pracodawcy może stanowić ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Chociaż niektórzy pracodawcy wprowadzają w swoich regulaminach zasady ułatwiające zgłaszanie urlopu na żądanie – np. dorozumianą zgodę w razie braku odpowiedzi – są to rozwiązania fakultatywne i nie wynikają z ustawy. W praktyce często pojawia się pytanie, czy pracodawca może odrzucić wniosek o taki urlop. Co istotne, kodeks pracy nie daje pracodawcy prawa do wprowadzania stałych ograniczeń, np. zakazu korzystania z urlopów na żądanie w grudniu. Taki zapis byłby sprzeczny z ustawą i naruszałby prawa pracownicze. Nie oznacza to jednak, że urlop na żądanie musi być udzielany automatycznie. Gdyby tak było, obowiązek jego „udzielenia” nie miałby żadnego praktycznego znaczenia, a ustawodawca nie posługiwałby się tym pojęciem.

Urlop na żądanie jest ważnym uprawnieniem pracownika, jednak nie ma charakteru absolutnego.

Sąd Najwyższy wskazał, że istnieją sytuacje wyjątkowe, w których interes pracodawcy zasługuje na ochronę w większym stopniu niż prawo pracownika do urlopu w wybranym dniu. Takimi okolicznościami mogą być: zagrożenie dla ciągłości działania firmy, ryzyko powstania znaczących strat, konieczność wykonania ważnego zlecenia, minimalny skład osobowy niezbędny do bezpieczeństwa bądź obsługi klientów. Jeżeli udzielenie kolejnych urlopów oznaczałoby paraliż działalności, pracodawca może odmówić. W okresie świątecznym takie przypadki zdarzają się szczególnie często. Zaplanowane wcześniej urlopy, zwolnienia lekarskie, nieobecności związane z opieką nad dziećmi czy praca w trybie ograniczonym powodują, że każdy dodatkowy wniosek o wolne istotnie wpływa na organizację pracy. Jeżeli więc przykładowo cały zespół zgłosi urlop na żądanie tuż przed świętami, pracodawca ma prawo odmówić, powołując się na konieczność zapewnienia działania zakładu czy terminowej realizacji umów.

Podsumowując: urlop na żądanie jest ważnym uprawnieniem pracownika, jednak nie ma charakteru absolutnego. Pracodawca co do zasady powinien go udzielić, ale w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach może odmówić, gdy wymaga tego ochrona kluczowych interesów przedsiębiorstwa. Jeśli jednak odmowa następuje, musi być oparta na realnych potrzebach organizacyjnych, a nie na arbitralnych decyzjach.

Łukasz Kuczyński/K.Ś.